Zaustavite krađu vremena uz sistem za evidenciju radnih sati

“Krađa vremena” na radnom mestu od strane zaposlenih je realan problem u većini kompanija u celom svetu. Iako se tome ne pridaje mnogo značaja, procenjeno je da gubitak za poslodavce širom sveta iznosi čak 400 milijardi dolara godišnje. To je velika suma novca. Ipak, ovaj problem je rešiv, a u nastavku teksta videćemo i na koji način.

Šta je tačno “krađa vremena” na radnom mestu?

Ukratko, može se reći da je krađa vremena situacija u kojoj zaposleni dobijaju novac koji nisu zaradili. Tačnije, plaćate zaposlenog čak i kada on ništa ne radi.

Ovo je izvodivo na razne načine. Svakodnevno, zaposleni smišljaju nove kreativne načine kako bi štrcnuli malo od svog radnog dana. Očigledni primeri krađe vremena su: kašnjenje na posao, raniji odlazak sa posla, uzimanje dugih pauza, čest odlazak na pauzu, preterana socijalizacija, odnosno druženje zaposlenih u okviru radnog vremena, završavanje ličnih obaveza i poslova na radnom mestu, krstarenje internetom i društvenim mrežama itd.

Danas, u doba globalne pandemije, sve više poslova se prebacuje na rad od kuće. Krađa vremena postaje još zastupljenija, jer je znatno teže pratiti ponašanje i produktivnost zaposlenog kada nije u kancelariji već u svom domu. Rad od kuće ima dosta prednosti, pa se isplati i pored povećane opasnosti od krađe vremena, ali zahteva dodatna prilagođavanja i modulacije na temu.

Koliko Vas krađa vremena od strane zaposlenih košta?

Većina poslodavaca nije svesna koliko ih ova pojava košta. Vreme je jedini resurs u poslu koji ne možete da nadoknadite. Nakon što istekne, isteklo je. Uzimajući u obzir da zaposlene uglavnom plaćate po satu, odnosno kupujete njihovo vreme, jasno je koliko curenje tog vremena na druge strane može da naškodi Vašem poslovanju. Pogledajmo samo nekoliko statističkih podataka kako bi bilo jasnije koje su razmere krađe vremena.

• Prosečan zaposleni svake nedelje ukrade preko čitiri sata radnog vremena
• Preko 75% kompanija gubi novac usled krađe vremena
• Poslodavci su godišnje na gubitku od preko 400 milijardi dolara
• Svaki četvrti zaposleni je priznao da preuveličava vreme provedeno u aktivnom radu

Krađa vremena na radnom mestu je mnogo opasnija od čistog gubitka novca. Ona može uticati na produktivnost kao i na ponašanje zaposlenih u okviru Vaše kompanije. Stavite se na trenutak u poziciju svog zaposlenog, koji vredno i aktivno radi, a vidi da njegove kolege “zabušavaju” i kradu vreme. Velike su šanse da će ovaj zaposleni posle nekog vremena postati manje motivasan i produktivan, jer neće videti smisao svog većeg angažovanja od ostalih, koji su podjednako plaćeni a manje rade. Na ovaj način, jedan po jedan zaposleni kreću sa istom praksom i posle nekog vremena shvatate da je produktivnost cele kompanije drastično opala. Sigurno se pitate kako da stanete na put ovoj negativnoj navici zaposlenih?

Uvedite softver za evidenciju radnih sati

Uz softver za evidenciju radnih sati i rada zaposlenih, imaćete jasnu sliku na koji način radnici koriste svoje vreme na radnom mestu, kada dolaze i odlaze sa posla, koliko vremena im je potrebno da završe radne zadatke, kao i ko “krade vreme”.

Kada imate sve ove podatke, možete mnogo bolje da se organizujete, rasporedite radne obaveze, rešite problem krađe vremena, i nagradite najproduktivnije zaposlene. Uz to, uz softver za evidenciju rada zaposlenih, mnogo preciznije i lakše ćete raditi obračun zarada. Obračun zarada i evidencija radnog vremena više nisu dva odvojena procesa, već se stapaju u jedan, pa će Vaš knjigovođa prilikom obračuna zarade imati precizne podatke o vremenu koje su zaposleni proveli na radu.

Komunicirajte sa zaposlenima

Kada odlučite da uvedete softver za evidenciju radnog vremena, budite potpuno otvoreni u vezi sa tim. Sazovite sastanak i detaljno objasnite šta se očekuje od zaposlenih, kako će novi sistem evidencije radnog vremena da funkcioniše, kakve su posledice za nepoštovanje radnih obaveze kao i koje su prednosti uvođenja ovog softvera. Uvek pitajte zaposlene da li imaju neki predlog, mišljenje, primedbu ili ideju. Neka se osećaju uključeno u donošenje odluka, pa će ih lakše prihvatiti i sprovoditi.

Pre sastanka kreirajte jasna pravila kojih će svi morati da se pridržavaju. Važno je da se ovaj sistem odnosi na sve, od direktora i menadžera do domara. Efekat neće biti isti ukoliko su neke kategorije zaposlenih privilegovane.

Izložite jasne benefite za Vaše zaposlene

Umesto da budu ljuti, neka se raduju uvođenju novog sistema u firmu. Objasnite na koji način će imati koristi od toga. Većina zaposlenih zapravo voli kada je sve definisano i jasno i kada su pravila fer postavljena, tako da i oni vide njihove prednosti.

To ćete najlakše postići tako što ćete nagraditi svoje zaposlene. Nakon što smanjite krađu vremena produktivnost Vaše kompanije počeće da raste, a samim tim i profit. Ovaj profit nemojte samo da zadržite za sebe i kompaniju, već ga raspodelite zaposlenima. Dajte povišice i bonuse, pa će sledeći mesec biti više nego zainteresovani da se potrude i budu što produktivniji. Iako možda tako ne deluje na prvi pogled, krađa vremena na poslu je problem kako za kompaniju tako i za zaposlene. Ako uspete to da im prikažete na taj način, dobićete jedno mnogo zdravije i produktivnije okruženje za rad.