Kako da uvedete identifikacione kartice u svoju kompaniju?

Identifikacione (ID) kartice su postale imperativ u skoro svim ozbiljnijim kompanijama. Sve I da imate svega dva zaposlena u firmi, zašto ne biste imali ID kartice I iskoristili sve prednosti koje uz njih dolaze. Jedna od većih benefita ID kartica je svakako ostavljanje jakog prvog utiska na sve vaše potencijalne klijente koji se prvi put susreću sa vama. One daju dozu profesionalnosti I ozbiljnosti vašoj kompaniji I pokazuju potencijalnom klijentu da ste predani svom poslu. Pored toga, čak iako ste mala kompanija sa samo dva zaposlena, klijentu će delovati da ste velika organizacija čim vam je potreban jedan takav sistem identifikacije u okviru firme.

Pored izgradnje boljeg imidža I prvog utiska na klijente, neizostavni deo uvođenja ID kartica je svakako I povećana sigurnost I bezbednost unutar kompanije. Kroz ID kartice možete da uvedete I sistem za evidenciju radnog vremena, kako biste na najjednostavniji način pratili dolaske I odlaske vaših zaposlenih. Ovo je posebno važno ako ste veća firma pa imate veliki broj zaposlenih koje morate da ispratite.

Ako ste prepoznali sve prednosti koje ID kartice donose vašem poslovanju I odlučili se da ih uvedete, sigurno imate dosta nedoumica I pitanja, pa ćemo mi ovde pokušati da vam damo barem početne smernice od kojih biste mogli da pođete.

Šta želite da postignete uvođenjem ID kartica?

Pre nego što krenete u bilo kakav proces izrade ID kartica, osmislite unapred sve što želite da postignete njihovim uvođenjem, kako ne biste ponavljali postupak I trošili vreme I novac bez potrebe.

Da li želite da vaše identifikacione kartice budu samo obične plastične kartice sa podacima nosioca ili želite kartice koje će se koristiti u sistemu kontrole pristupa. Možda želite da uvedete I pametne kartice, koje će imati I druge funkcije, kao plaćanje obroka u kantini na primer.

Odgovor na ovo pitanje će vam pokazati koliko će vam trebati ulaganja u vidu vremena I novca. Ako želite samo obične identifikacione PVC kartice, njih relativno brzo I lako možete da nabavite. Možete da ih poručite, a možete čak I da nabavite štampač za ID kartice, ako će vam trebati veći broj kartica u budućnosti.

Ako želite kartice koje će funkcionisati uz vaš sistem kontrole pristupa, konsultujte se sa kompanijom koja vam je uvela sistem, kako ne biste pogrešili prilikom nabavke ovih kartica, odnosno kako bi bile kompatibilne sa sistemom kontrole pristupa.

Ko će voditi program?

Sledeće pitanje o kojem biste trebali da razmislite je ko će biti zadužen za izradu ID kartica, odnosno da li ćete taj posao poveriti nekoj kartičarskoj kompaniji ili ćete se opredeliti za in-house izradu kartica.
Pored toga, odredite ko će se baviti administracijom vezanom za kartice unutar kompanije. Ako vaša firma ima svoje HR odeljenje (ljudski resursi), po nekoj logici stvari, oni bi trebalo da budu zaduženi za taj deo posla. Ukoliko ipak nemate HR odeljenje, naš je savet da posao poverite najmanje dvojici zaposlenih, kako bi uvek kada je jedan odsutan iz bilo kog razloga, imao ko da preuzme posao.

Takođe, postarajte se da imate osmišljenu jasnu proceduru za slučaj da neko svoju ID karticu za kontrolu pristupa izgubi ili mu bude ukradena. Vaš softver bi tada tu karticu trebao potpuno da izbriše iz sistema ili makar da joj zabrani dalji pristup objektu, dok se situacija izgubljene kartice ne reši.

Ko je zadužen za kontrolu pristupa?

Ukoliko nemate uveden softver za kontrolu pristupa, već samo obične PVC kartice sa podacima I slikom vlasnika, odredite osobu koja će biti na samom ulazu u objekat, na recepcijii dajte joj ovlašćenja kontrole pristupa objektu. To podrazumeva da jednostavno ne pušta nikoga bez ID kartice, osim naravno ljudi koji imaju zakazan sastanak sa vama itd. Bez kontrole ove vrste, potpuno je besmisleno uvođenje bilo kakvog programa I kartica.

Takođe, budite dosledni u tom smislu da svi moraju imati svoje kartice, kako obični zaposleni tako I menadžeri, direktori, članovi odbora itd. Važna je doslednost u sprovođenju programa I dobro je sprovoditi ga bez izuzetaka.

Kako ćete izrađivati ID kartice?

Po pitanju izrade ID kartica imate dve opcije: ili ćete ceo proces poveriti nekoj kartičarskoj kompaniji ili ćete proces obavljati samostalno u okviru kompanije. I jedna I druga opcija imaju svoje prednosti I mane. Da li ćete se odlučiti za jednu ili drugu umnogome zavisi od toga koliki broj ID kartica vam je potreban za kompaniju, I da li ćete ih izrađivati redovno ili ne. Ako vam je potreban veći broj kartica, ili manji ali ćete ih redovno izrađivati, bolje je da uložite u štampač za kartice, obučite nekoga u vašoj firmi da ga koristi I na taj način celokupan proces izrade postavite u okvire svoje kompanije.

Najveće prednosti in-house izrade kartica su to što imate slobodu pravljenja kartica kada god vam one zatrebaju, makar pravili karticu po karticu. Takođe, štedite na vremenu kao I na novcu, jer nakon inicijalnog ulaganja u štampač kartica, svaka nova kartica koju sami napravite je ušteda za vašu firmu.

Posavetujte se

Na kraju, uvek je dobro posavetovati se sa nekim ko ima više iskustva od vas u toj oblasti. Najbolje je da kontaktirate firmu koja se bavi izradom kartica i da im objasnite šta vam je potrebno kako bi vam pomogli prilikom implementacije sistema koji će biti idealan za vašu kompaniju.

Identifikacione (ID) kartice su nešto što biste svakako trebali da imate u svojoj kompaniji, pa se isplati uložiti vreme u to da se implementacija kartica osmisli na pravi način iz prvog pokušaja. Kao što vidite, postoji dosta pitanja koja možete da postavite sebi kako biste najbrže došli do punog odgovora na pitanje – kako da uvedete ID kartice u okvire svog poslovanja.