Sistem za evidenciju radnog vremena

Za svaku firmu je sistem za evidenciju radnog vremena zaposlenih od vitalnog značaja. Pravovremeni podaci za naplative i nenaplative aktivnosti pomažu da se osigura precizno obrađivanje platnih spiskova, poštovanje zakona o radu, računanje slobodnih dana itd. Sa druge strane, u savremenom svetu, sve je više kreativnih pozicija koje zahtevaju fleksibilan pristup pri čemu je relevantan samo broj radnih sati. Štaviše, globalni trendovi utiču na sve veću pojavu situacija u kojem predstavnici site kompanije iz različitih delova sveta rade u istom timu. Takođe, pomoću sistema za evidenciju radnog vremena, frilenser ili vlasnik male firme može pratiti i meriti svoje radno vreme i opštu produktivnost.

Izbor efikasnog sistema za evidenciju radnog vremena koji ne oduzima previše vremena i energije zaposlenima je izuzetno bitan za svaku firmu. U suprotnom, podaci postaju nepouzdani za evidenciju rada, izveštavanje i druge zadatke koji zavise od tačnosti tih informacija. U ovakvim situacijama, ključno je pregledati i istražiti sve što se nudi na tržištu i odabrati odgovarajuće rešenje za vašu firmu. Da bismo vam malo olakšali ovaj proces, u ovom tekstu vam donosimo nekoliko najboljih načina za praćenje sati zaposlenih koji mogu pomoći vašem biznisu.

Pratite zaposlene koji rade van firme sistemom mobilnog prisustva

Praćenje sati zaposlenih koji rade izvan kancelarija ili objekta je izuzetno teško bez mobilnog sistema za praćenje prisustva. Ove informacije su integrisane sa sistemom zarada za tačno radno vreme, a sve funkcioniše pomoću globalnog satelita za pozicioniranje, koji se obično naziva GPS, i koji poseduje skoro svaki mobilni telefon u današnje vreme. Poslodavci potvrđuju sate na osnovu podataka prikupljenih preko GPS sistema tako da je praćenje kretanja, u ovom slučaju, potpuno zakonito.

Proverite da su radni sati potpuni i tačni

Izračunavanje platnih iznosa na osnovu produktivnih radnih sati je novi trend koji se javlja u velikim kompanijama u svetu. Šefovi više ne žele da budu prevareni od strane nemarnih radnika koji traže od svojih kolega da se uloguju umesto njih, i zato se samo aktivno radno vreme zaposlenih, koje se meri ovakvim sistemima, uključuje u odrađene sate.

Najbolja praksa za praćenje sati zaposlenih je uspostavljanje sistema koji pojednostavljuje proces oduzimanja vremena. Ovaj sistem pruža precizne informacije koje omogućavaju brže isplaćivanje plata, kao i ostale mehanizme izveštavanja. Međutim, bez obzira da li je sistem ručni ili automatizovani, komplikovani aspekti praćenja radnih sati zaposlenih postaju teži sa sistemom koji se ne primenjuje pravilno.

Imati automatizovan sistem za usklađivanje sa propisima

Precizna evidencija radnog vremena je takođe važna za jednostavnije ispunjavanje brojnih regulatornih zahteva. Svaki dobar sistem za evidenciju radnog vremena bi trebalo da olakšava poštovanje vladinih propisa, ali i unutrašnjih politika firme. Uobičajeni uzroci neusklađenosti su netačno ili neadekvatno vođenje evidencije, dok upotreba automatizovanog sistema za evidenciju radnog vremena može značajno pomoći u smanjenju grešaka, a samim tim i u izbegavanju skupih sudskih sporova koji nastaju zbog nepoštovanja zakona o radu.

Koristite softver za evidenciju prisustva koji zaposleni mogu da prihvate

Mogućnost pregledavanja i praćenja podataka o posećenosti u jednom centralizovanom sistemu pruža razne prednosti jednoj kompaniji. Zaposleni mogu da pregledaju svoje radno vreme, kao i vreme koje imaju na raspolaganju, ali i bolovanja. Ove karakteristike doprinose zaposlenima da lako usvoje softver za evidenciju radnog vremena. Praćenje vremena je najmanje omiljeni zadatak za većinu zaposlenih, ali će jednostavan sistem koji zahteva minimalan rad i obuku poboljšati šanse da se vaši radnici brzo naviknu na njega što što ovakav softver čini dobrom investicijom. Takođe, zaposleni cene sistem samoposluživanja, jer eliminiše potrebu da se neprestano obraćaju šefu sa pitanjima o platama ili bolovanjima.

Izaberite sistem koji se lako integriše sa ostalim aplikacijama

Ukoliko tražite najbolje načine za praćenje radnih sati vaših zaposlenih, korišćenjem softvera koji je namenjen skupljanju podataka rešićete samo deo problema. Druga dobra strana ovih sistema je što sa njima dobijate i mogućnost deljenja podataka sa drugim aplikacijama. Ovo je veoma važno za platne spiskove, slobodne dane i potrebe za poštovanje propisa. U najboljem slučaju, razmena i integracija podataka treba da bude neprimetna.

Imati sistem praćenja koji olakšava izveštavanje i druge administrativne poslove

Najveći problem za većinu kompanija je što imaju sistem preko koga se vodi evidencija radnog vremena koji je teško koristiti. Međutim, većina ovih sistema dolazi sa besplatnom demo verzijom, što kompanijama pruža mogućnost testiranja različitih karakteristika i performansi. Pravi sistem za evidenciju radnog trebalo da radi lako, neprimetno i bez zastoja u svakodnevnim procesima. Takođe, najbolja softverska rešenja poseduju mnogobrojne funkcije za isključivanje određenih opcija koje su lako podesive.