Evidencija zaposlenih – 3 zablude

Evidencija zaposlenih je jedna od onih tema o kojoj može da se priča i raspravlja danima. Teško je pronaći osobu koja nema mišljenje o tome, pa se ljudi obične dele na dve struje – jedni apsolutno podržavaju evidenciju rada zaposlenih dok su drugi u potpunosti protiv iste. Neki smatraju da ovakva vrsta praćenja rada i produktivnosti zaposlenih nije etički ispravna, dok ima i onih koji veruju da nije ni legalna.

Bez obzira kojoj struji pripadate, činjenice pokazuju da evidencija zaposlenih značajno poboljšava upravljanje ljudskim resursima u okviru firme, doprinosi boljem odnosu između zaposlenih i klijenata kao i boljoj organizaciji i većoj produktivnosti na radu.

Kako je evidencija rada zaposlenih ipak neki vid kontrole zaposlenih od strane poslodavca, postoji nekoliko zabluda kojih se ljudi drže, a kroz koje ćemo proći u nastavku teksta.

Prva zabluda – Evidencija rada zaposlenih pokazuje da im ne verujete

Ovo je najčešća zabluda u vezi evidencije rada zaposlenih. Iako u pojedinim slučajevima ima istine u tome, u najvećem broju slučajeva softveri za evidenciju zaposlenih na radu se uvode iz potpuno drugih razloga.

Jedan od glavnih razloga za uvođenje evidencije rada zaposlenih je bolja organizacija vremena. Kroz ove sisteme dolazite do vrlo korisnih podataka o produktivnosti, navikama i potrebama zaposlenih, pa u skladu sa tim možete bolje da raspodelite obaveze u kompaniji.

Kada imate jasan uvid u strukturu rada i vremena potrebnog da se završe određeni poslovi, lakše ćete odrediti koji period dana je najproduktivniji, kada je vreme za rad a kada je vreme da se predahne i ode na pauzu ili zakaže poslovni sastanak. Pored toga, kada vidite koliko kom zaposlenom treba vremena da završi neki posao, znaćete da li mu je potrebna dodatna obuka, ili ima previše posla koji ne može da završi u roku, pa taj posao možete da podelite na dva zaposlena.

Još jedna prednost evidencije rada zaposlenih je u tome što ste sigurni da sve funkcioniše čak i kada niste u firmi. Recimo da ste otišli na odmor, jednostavno ćete i dalje imati uvid u rad Vaših zaposlenih.

Naravno, uvek postoje i situacije u kojima se ovakvi softveri koriste za zaštitu i bezbednost, kako ne bi došlo do hakerskih napada ili curenja informacija. Ovo je naročito značajno za velike korporacije, koje velike sume novca ulažu u bezbednost i zaštitu podataka. Ovde se i može pokrenuti pitanje poverenja u zaposlene, mada kako ove kompanije broje ogroman broj ljudi, to je negde opravdano i razumljivo.

Druga zabluda – Narušavanje privatnosti

Po pitanju privatnosti, reakcije zaposlenih mogu da budu i uzburkanije nego po pitanju poverenja. Mnogi zaposleni smatraju da je uvođenje softvera za evidenciju njihovog rada, ozbiljno narušavanje privatnosti, na koje poslodavci nemaju pravo. Osećaju se kao da ih neko stalno posmatra.

Zapravo, ono što najviše smeta zaposlenima je to što će njihove radne navike i aktivnosti na poslu biti jasno dokumentovane, pa postoji opasnost od toga da im koordinatori na poslu, menadžeri ili sam poslodavac nešto zamere, skrenu pažnju na nešto ili čak upute i poneku kritiku.

Ipak, smatramo da se ovde ne može govoriti o narušavanju privatnosti, jer zaposleni se nalaze na svom radnom mestu, pa i ne mogu očekivati apsolutnu privatnost. Ovo je posebno slučaj ukoliko se posao obvavlja iz kancelarije na opremi koju je obezbedila firma. Zakoni većine zemalja su po ovom pitanju na strani poslodavca, jer imate pravo da znate šta Vaši zaposleni rade kada su na radnom mestu.

Naravno, to ne znači da treba očekivati od zaposlenih da rade 8 sati dnevno, bez prestanka, punim kapacitetom. Potpuno je prirodno i normalno da se uzimaju pauze, da se ponekad baci pogled na telefon, otkuca privatna poruka ili obavi razgovor. Nema potrebe da zbog toga kritikujete zaposlene, ali ovakvo ponašanje ne bi trebalo da pređe u naviku, pa da ovakve aktivnosti preuzmu veći deo radnog vremena. Najbolje je kada se napravi određeni balans, a kroz jasan uvid u radne navike zaposlenih, upravo to ćete i uspeti da postignete.

Treća zabluda – Evidencija rada zaposlenih koristi samo poslodavcu

Sve je do toga na koji način se implementira sistem evidencije rada zaposlenih. Poslodavac može da ga koristi tako da zaista samo on ima koristi od njega, ali to nije njegova prava namena. Svrha ovakvih softvera je u tome da poboljšaju organizaciju rada i produktivnost i na taj način doprinese kako poslodavcu tako i zaposlenima.

Jako je važno da imate otvoren odnos sa svojim radnicima, da budete transparentni i da im pružite uvid u njihove podatke. Kada zaposleni dobije analizu svojih radnih sati, sam će moći da vidi koliko je stigao da završi posla za taj dan, nedelju ili mesec, gde mu odlazi najviše vremena, koliko vremena mu curi na različite distrakcije poput društvenih mreža i krstarenja internetom. Takođe, uvideće u kom delu dana je najproduktivniji kao i koliko mu vremena treba da završi određene radne zadatke. Na ovaj način moći će bolje da se organizuje i bude produktivniji u budoćnosti.

Iskoristite podatke koje dobijate kroz softver da nagradite zaposlene koji dobro obavljaju svoj posao. Ovo je sjajan način da ih motivišete da se više potrude i budu bolji na radu. Uz to, jasno će videti da softver koristi i njima a ne samo vlasniku firme.