Evidencija radnog vremena za mali biznis

Ukoliko ste vlasnik malog biznisa i razmišljate o tome da li Vam se isplati da uvedete softver za evidenciju radnog vremena, ovo je tekst za Vas. Sistem za evidenciju radnog vremena i biznis koji se tek razvija, sa malim brojem zaposlenih, su savršeni spoj. Ukoliko mislite da su ovakvi softveri namenjeni isključivo velikim kompanijama koje moraju nekako da iskoordiniraju većim brojem zaposlenih, varate se. Vama je verovatno i potrebniji.

Zbog čega je evidencija radnog vremena idealna za mali biznis?

Velike kompanije su već dugo u poslu, uspešne su, imaju na raspolaganju značajno više resursa i zaposlenih, pa iako im je organizacija vremena veoma važna, nije od presudnog značaja kao Vama, koji tek morate da se probijete i uspete u poslu.

Velike kompanije koriste sisteme za evidenciju radnog vremena kako bi poboljšali performanse, optimizovali procese u preduzeću i podigli produktivnost na viši nivo. Ipak, ne moraju da isprate gde se nalazi svaki zaposleni u svakom trenutku, ne moraju da iskoriste baš svaku sekundu radnog vremena, dok je Vama svaki sekund bitan.

Kada imate mali tim ljudi, dovoljno je da nema jedne osobe, jer je bolesna ili je na odmoru ili je iznenada izašla na pauzu, i da već imate problem i nedostatak ljudi. Kod velikih kompanija to nije slučaj, jer uvek postoji drugi zaposleni da zameni onog koji je trenutno odsutan.

Broj radnih sati je ograničen

Bez obzira da li planirate da provedete na poslu 10, 12 ili 14 sati, broj sati u danu je opet ograničen. Iako ćete verovatno kao vlasnik malog biznisa ili preduzetnik, provoditi dosta vremena na poslu, to ne možete da očekujete od svojih zaposlenih. Njihovo radno vreme je ograničeno na 8 sati rada dnevno.

Pored toga, u malim timovima, jedna osoba obično ima različite uloge. Zato često možemo da vidimo kako osoba zadužena za marketing obavlja i posao prodaje, računovodstva i vođenja poslovnih sastanaka. Na ovaj način vreme proleti, a na kraju dana shvatite da nemate dovoljno vremena da završite sve nagomilane poslove.

Maksimizujte produktivnost tokom radnog vremena

Kada imate sistem za evidenciju radnog vremena u svojoj kompaniji, možete da sednete na kraju dana, nedelje i meseca i jasno sagledate gde sve odlazi vreme, koji projekti su oduzeli dosta radnih sati, šta završavate sa lakoćom, a šta predstavlja problem.

Kada sve stavite na papir i stvorite jasnu sliku, moći ćete bolje da se organizujete. Kao što znamo, vreme je novac, pa je suludo trošiti ga a ne postizati opipljive rezultate.

Sigurno ste imali iskustvo sa nekim klijentom sa kojim je sve što je moglo krenulo nizbrdo. Utrošili ste sate i sate, a na kraju niste uspeli da završite posao u roku zbog silnih sitnica i problema. Kada imate softver za evidenciju radnog vremena, imate i mogućnost da svaki projekat detaljno analizirate i uvidite propuste i greške kako biste mogli da ih izbegnete u budućnosti. Uz to, lakše ćete doneti odluku o tome da li da preuzmete neki projekat ili ne, a svojim klijentima ćete preciznije odgovoriti na pitanje, kada će njihov projekat biti završen.

Šta prvo unaprediti?

Kada ste vlasnik malog biznisa, uvek ste u nekoj žurbi, jurite sa zadatka na zadatak i sa projekta na projekat. Često nemate dovoljno vremena da se lepo organizujete i rasporedite zaduženja. U takvoj zbrci, teško je pronaći slobodan hod koji biste iskoristili da sednete i razmislite u kom pravcu želite da idete.

Na šta se sledeće fokusirati? Da li da radite na poboljšanju proizvoda koji prodajete, usluge koju pružate, procesa rada u Vašoj firmi, Vašeg biznis plana i strategije ili nečeg drugog. Šta je sada prioritet?

Odgovor na ova pitanja kao i mnoga druga dobićete kada budete imali jasan uvid u to gde Vam odlazi vreme. Bolje isplanirajte radne sate i rasporedite obaveze u svom timu, pa će Vam ostati vremena za razmišljanje o budućnosti Vaše kompanije.

Rad na daljinu

Razvoj tehnologije kao i trenutna situacija sa globalnom pandemijom, učinila je rad od kuće vrlo privlačnom opcijom za sva poslovanja kod kojih zaposleni ne moraju da budu fizički prisutni na poslu. Ovo svakako ima svoje prednosti, ako ništa drugo, ne morate da plaćate zakup poslovnog prostora. Ipak, ono što predstavlja izazov je upravo organizacija radnog vremena i praćenje produktivnosti zaposlenih.

Ukoliko ste i Vi jedan od vlasnika biznisa koji je odlučio da poslovanje uglavnom prebaci na rad od kuće, sistem za evidenciju radnog vremena je ono što će Vam omogućiti da u tome budete uspešni. Bez jednog ovakvog softvera skoro je nemoguće ispratiti šta se dešava sa poslom, da li se projekti završavaju na vreme, kako se zaposleni ponašaju kada posao ne obavljaju iz kancelarije i kako uticati na bolju produktivnost zaposlenih.

Iako Vam se možda čini da nemate dovoljno vremena da se bavite implementacijom softvera za evidenciju radnog vremena ili da trenutno nemate dovoljno novca za jedan takav poduhvat, sve što uložite u ovaj softver će Vam se višestruko vratiti, a Vaši zaposleni će Vam biti zahvalni.